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January 12, 2026 - (Ottawa, ON)
A New Year Check-In for Ontario Sports Organizations
As we head into 2026, it’s a good time for Ontario sports organizations to pause and take stock of a few important changes to the Employment Standards Act, 2000 (ESA). Whether your organization runs a professional team, operates a training academy, manages a community sport program, hosts tournaments and events, or oversees recreational leagues, these updates matter. The sports sector uniquely relies on seasonal staff (such as summer camp counsellors and seasonal coaches), part-time workers (including referees, officials, and facility staff), volunteers who may transition to paid roles, and fixed-term contracts tied to competitive seasons or specific events.
Here are the key changes to be aware of as the new year begins.
More Transparency in Job Postings
Starting January 1, 2026, employers with 25 or more employees must include salary information in any publicly advertised job posting. This can be the expected pay or a pay range, but the range must not exceed $50,000 per year.
Employers are prohibited from requiring Canadian work experience in any publicly advertised job posting or associated application form.
For sports organizations hiring means thinking about compensation earlier in the hiring process and being prepared to share it upfront. Consider how this applies to roles such as head coaches versus assistant coaches, full-season versus tournament-specific, and year-round versus seasonal. The goal is greater transparency, and for many organizations, this may require adjusting long-standing recruitment practices, particularly where compensation has historically been negotiated on a case-by-case basis or varied significantly based on funding availability.
Employers must also disclose if they use artificial intelligence (AI) to screen, assess, or select applicants. The ESA defines AI as "a machine-based system that, for explicit or implicit objectives, infers from the input it receives to generate outputs such as predictions, content, recommendations or decisions that can influence physical or virtual environments."
Employers must also retain copies of job postings and related records for three years, making good document management increasingly important. For sports organizations that may experience leadership transitions, volunteer board turnover, or changes in administrative staff, establishing a centralized system to retain these records is essential to ensure compliance and continuity.
More Flexibility for Temporary Layoffs
The ESA now allows greater flexibility for temporary layoffs for non-unionized employees. As of November 27, 2025, a temporary layoff duration can exceed prior limits, up to 52 weeks within a 78-week period.
This change may be particularly helpful for sports organizations dealing with off-season periods, competition schedule changes, facility closures (such as arena maintenance or renovations), funding delays or grant cycles, cancelled tournaments or events, or pandemic-related disruptions. For example, facility staff, seasonal coaches, or event coordinators may face temporary layoffs between competitive seasons or during facility downtime. However, layoffs still need to be handled carefully and documented properly. For instance, if the rules are not followed, a temporary layoff can quickly turn into a constructive dismissal requiring termination pay and potentially severance. Organizations should communicate clearly with affected employees about the expected duration and recall rights.
Vacation Pay Must Be Agreed to in Writing
If vacation pay is paid out on each paycheque (a common practice for part-time or short-term staff), a written agreement with the employee is now required. Verbal arrangements are no longer enough.
Sports organizations that rely on casual staff (such as game-day workers or tournament volunteers who receive honoraria), interns, co-op students, seasonal workers (including summer camp staff and seasonal coaches), or per-diem officials and referees, this is a critical reminder to review and update employment contracts, offer letters, and onboarding documents.
Paying Tips and Gratuities
Where tips or gratuities apply, - -the ESA now clearly sets out how they must be paid: cash, cheque, or direct deposit into an account that belongs to the employee. Sports organizations that operate concessions, host ticketed events with hospitality services or manage facilities with tipping cultures should review their tip distribution practices to ensure compliance.
Final Thoughts and Recommendations
These changes are an ideal opportunity to review employment practices. A proactive approach allows sports organizations to stay focused on their core mission: sport and the people who make it possible.
As employment rules continue to evolve, navigating the ESA can sometimes seem complex, especially for sports organizations that must balance performance, personnel management, and limited resources. At Sport Law, we regularly work with clubs, leagues, and sports organizations across Ontario to help them understand how employment standards apply concretely to the sports environment. If your organization has questions about hiring, contracts, layoffs, or ESA compliance, we would be happy to discuss how we can support.
Reach out to Mike for a more in-depth discussion.
Source: https://www.ontario.ca/document/your-guide-employment-standards-act-0/recent-changes
Disclaimer: The information in this article provides general information and should not be relied on as legal advice or opinion. This article is current as of the date of publication and does not reflect any developments in the law that may have occurred after that date. For specific legal advice regarding your organization's particular circumstances, please consult with a qualified employment lawyer.
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Mises à jour de la Loi sur les normes d’emploi :
Bien commencer 2026 pour les organisations sportives de l’Ontario
Alors que nous entrons dans 2026, c'est un bon moment pour les organisations sportives de l’Ontario de faire une pause et de faire le point sur quelques modifications importantes apportées à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (LNE). Que votre organisation gère une équipe professionnelle, exploite une académie de formation, administre un programme sportif communautaire, organise des tournois et des événements, ou supervise des ligues récréatives, ces mises à jour sont importantes. Le secteur sportif s'appuie de manière unique sur du personnel saisonnier (tel que les moniteurs de camps d'été et les entraîneurs saisonniers), des travailleurs à temps partiel (incluant les arbitres, officiels et le personnel des installations), des bénévoles qui peuvent passer à des rôles rémunérés, et des contrats à durée déterminée liés aux saisons compétitives ou à des événements spécifiques.
Voici les changements clés à connaître à l'approche de la nouvelle année.
Plus de transparence dans les offres d’emploi
À compter du 1er janvier 2026, les employeurs comptant 25 employés ou plus doivent inclure l’information salariale dans toute offre d’emploi affichée publiquement. Il peut s’agir de la rémunération prévue ou d’une fourchette salariale, mais la fourchette ne doit pas dépasser 50 000 $ par année.
Les employeurs sont interdits d'exiger une expérience de travail canadienne dans toute offre d'emploi affichée publiquement ou dans le formulaire de demande associé.
Pour les organisations sportives qui embauchent par exemples, des entraîneurs, des préparateurs athlétiques, des spécialistes en force et conditionnement, du personnel d’opérations, des administrateurs, des gestionnaires d’installations, des gérants d’équipement, du personnel en médecine sportive ou du personnel de soutien, cela signifie réfléchir à la rémunération plus tôt dans le processus d’embauche et être prêt à la communiquer dès le départ. Considérez comment cela s’applique aux postes tels qu’entraîneur-chef versus entraîneur adjoint, rôles de saison complète versus rôles spécifiques à des tournois, et postes à l’année versus postes saisonniers. L’objectif est une plus grande transparence, et pour plusieurs organisations, cela peut nécessiter d’ajuster des pratiques de recrutement établies de longue date, particulièrement lorsque la rémunération a historiquement été négociée au cas par cas ou a varié considérablement selon la disponibilité du financement.
Les employeurs doivent également divulguer s'ils utilisent l'intelligence artificielle (IA) pour filtrer, évaluer ou sélectionner les candidats. La LNE définit l'IA comme " un système basé sur une machine qui, pour des objectifs explicites ou implicites, déduit à partir de l'entrée qu'il reçoit afin de générer des sorties telles que des prédictions, du contenu, des recommandations ou des décisions qui peuvent influencer des environnements physiques ou virtuels. "
Les employeurs doivent également conserver des copies des offres d'emploi et des documents connexes pendant trois ans, ce qui rend une bonne gestion documentaire de plus en plus importante. Pour les organisations sportives qui peuvent connaître des transitions de leadership, un roulement du conseil d'administration bénévole ou des changements au sein du personnel administratif, l'établissement d'un système centralisé pour conserver ces documents est essentiel afin d’assurer la continuité de la conformité.
Plus de souplesse pour les mises à pied temporaires
La LNE permet désormais une plus grande flexibilité pour les mises à pied temporaires des employés non syndiqués. Depuis le 27 novembre 2025, la durée d'une mise à pied temporaire peut dépasser les limites antérieures, jusqu’à 52 semaines sur une période de 78 semaines.
Ce changement peut être particulièrement utile pour les organisations sportives qui font face à des périodes hors saison, des changements d'horaire de compétition, des fermetures d'installations (comme l'entretien ou les rénovations d'arénas), des retards de financement ou des cycles de subventions, des tournois ou des événements annulés, ou des perturbations liées à la pandémie. Par exemple, le personnel d'installation, les entraîneurs saisonniers ou les coordonnateurs d'événements peuvent faire face à des mises à pied temporaires entre les saisons compétitives ou pendant les périodes d'arrêt des installations. Cependant, les mises à pied doivent toujours être gérées avec soin et correctement documentées; si les règles ne sont pas respectées, une mise à pied temporaire peut rapidement se transformer en congédiement déguisé, nécessitant une indemnité de cessation d'emploi et, potentiellement, une indemnité de départ. Les organisations devraient communiquer clairement aux employés concernés la durée prévue et les droits de rappel.
Indemnité de vacances : une entente écrite est requise
Si l’indemnité de vacances est versée à chaque paie (une pratique courante pour le personnel à temps partiel ou à court terme), une entente écrite avec l’employé est désormais requise. Les ententes verbales ne suffisent plus.
Pour les organisations sportives qui comptent sur du personnel occasionnel (tel que les travailleurs de jour de match ou les bénévoles de tournoi qui reçoivent des honoraires), des stagiaires, des étudiants en alternance, des travailleurs saisonniers (incluant le personnel de camps d'été et les entraîneurs saisonniers), ou des arbitres et officiels à la journée, ceci est un rappel essentiel de revoir et mettre à jour les contrats de travail, les lettres d'offre et les documents d'intégration.
Paiement des pourboires
Lorsque des pourboires ou gratifications s’appliquent - tels que pour le personnel d'accueil dans les installations sportives, les serveurs de banquet lors d'événements de collecte de fonds, les employés de boutiques pro, le personnel de terrains de golf, ou les travailleurs en alimentation et boissons dans les stades et arénas - la LNE établit maintenant clairement comment ils doivent être versés : en argent comptant, par chèque ou par dépôt direct dans un compte appartenant à l’employé. Les organisations sportives qui exploitent des concessions, organisent des événements avec billets incluant des services d'accueil, ou gèrent des installations avec des cultures de pourboires devraient revoir leurs pratiques de collecte de pourboires afin d’assurer la conformité.
En conclusion
Ces changements sont l’occasion idéale de revoir les pratiques d’emploi et de s’assurer que tout est en ordre pour l’année à venir. Une approche proactive permet aux organisations sportives de rester concentrées sur leur mission principale : le sport et les personnes qui le rendent possible.
Alors que les règles en matière d’emploi continuent d’évoluer, l’application de la LNE peut parfois sembler complexe, surtout pour les organisations sportives qui doivent concilier la performance, la gestion du personnel et des ressources limitées. Chez Sport Law, nous accompagnons régulièrement des clubs, des ligues et des organisations sportives partout en Ontario afin de les aider à comprendre comment les normes d’emploi s’appliquent concrètement au milieu sportif. Si votre organisation a des questions concernant l’embauche, les contrats, les mises à pied ou la conformité à la LNE, nous serons heureux de discuter de la manière dont nous pouvons vous accompagner en ce début d'année dans le cadre d'un mandat formel.
Avertissement: Les informations contenues dans cet article sont de nature générale et ne doivent pas être considérées comme des conseils ou des avis juridiques. Cet article est à jour à la date de sa publication et ne reflète aucun développement législatif survenu après cette date. Pour obtenir des conseils juridiques spécifiques concernant la situation particulière de votre organisation, veuillez consulter un avocat qualifié en droit du travail.
